Statuts

 

Règlements de

Association communautaire Convent Glen/Orléans Wood Inc. (CG/OWCA)

Association Communautaire Convent Glen/Orléans Wood Inc. (ACCG/OW)

Une association à but non lucratif de l’Ontario

ARTICLE I. OBJET

SECTION 1.01 : OBJET

Les présents statuts régissent l’Association et facilitent la réalisation des objectifs suivants :

1. Défendre et représenter les intérêts des résidents des quartiers de Convent Glen et d’Orléans Wood concernant les questions qui les touchent ;
2. Mettre les résidents en relation avec les ressources, les informations et les programmes pertinents;
3. Organiser et accueillir des événements communautaires pertinents au mandat de l’Association, et encourager la participation des résidents aux programmes et activités de l’Association afin de promouvoir les liens communautaires ;
4. Assurer la liaison avec le conseiller du ou des quartiers municipaux dans lesquels l’Association est située et avec le conseil municipal de la Ville d’Ottawa concernant les besoins et les préoccupations des résidents des secteurs de Convent Glen et d’Orléans Wood;
5. Coopérer et se coordonner avec d’autres groupes ou organisations de la ville d’Ottawa pour appuyer le travail de l’Association; et
6. Offrir un forum ouvert aux membres pour exprimer leurs opinions sur les préoccupations de la communauté de manière constructive et solidaire.

ARTICLE II. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

SECTION 2.01 : DÉFINITIONS.

Dans les présents statuts, sauf indication contraire du contexte :

1. « Loi » désigne la Loi de 2010 sur les sociétés sans but lucratif (Ontario) et, lorsque le contexte l’exige, comprend les règlements pris en application de celle-ci, tels que modifiés ou réadoptés de temps à autre;
2. « Articles » désigne tout instrument qui a constitué l’Association ou qui modifie son acte constitutif, y compris, sans limitation, les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires et les articles modificatifs ;
3. « Conseil d’administration » désigne le conseil d’administration de l’Association ;
4. « Règlements intérieurs » désigne les présents règlements intérieurs et tous les autres règlements intérieurs de l’Association.
5. modifiés et qui sont, de temps à autre, en vigueur et en effet;
6. Le terme « communauté » désigne la communauté de Convent Glen et d’Orléans Wood, située dans la ville d’Ottawa, en Ontario. La communauté est délimitée par la rivière des Outaouais au nord, par la rue Champlain jusqu’à la place d’Orléans inclusivement à l’est, par le boulevard St.-Joseph au sud et par la ceinture de verdure à l’ouest;
7. « Directeur » désigne une personne occupant le poste de directeur de l’Association ;
8. « Membre » désigne une personne admise comme membre de l’Association conformément aux présents statuts ;
9. « Officier » désigne un dirigeant de l’Association ;
10. « Président » désigne le président de l’Association ;
11. « Secrétaire » désigne le secrétaire de l’Association ;
12. “The Association” means the CONVENT GLEN / ORLÉANS WOOD COMMUNITY ASSOCIATION / ASSOCIATION COMMUNAUTAIRE CONVENT GLEN / ORLÉANS WOOD;
13. « Trésorier » désigne le trésorier de l’Association ; et
14. « Vice-président » désigne le vice-président de l’Association.

SECTION 2.02 : INTERPRÉTATION

Sauf indication contraire à l’article 2.01, tous les termes du présent règlement qui sont définis dans la Loi ont le sens qui leur est attribué dans la Loi. Les mots employés au singulier incluent le pluriel et vice versa, et les mots employés au genre incluent tous les genres. En cas d’incompatibilité entre une disposition du présent règlement et une disposition des statuts ou de la Loi, ce sont les dispositions des statuts ou de la Loi, selon le cas, qui prévalent.

ARTICLE III. ADHÉSION

SECTION 3.01 : ADMISSIBILITÉ À L’ADHÉSION

Sous réserve des statuts, l’Association comprend une seule catégorie de membres. L’adhésion à l’Association est ouverte aux personnes qui :

1. sont âgés d’au moins dix-huit (18) ans ;
2. sont un résident de, un propriétaire de bien immobilier résidentiel dans, ou une entité corporative ou commerciale située dans la Communauté;
3. ont présenté une demande d’adhésion à l’Association et ont été acceptés par résolution du Conseil d’administration (ou de toute autre manière déterminée par le Conseil d’administration) ; et
4. ont acquitté les cotisations d’adhésion applicables.

ARTICLE 3.02 : DROITS DES MEMBRES.

Les membres ont le droit d’être convoqués aux assemblées des membres, d’y assister, d’y exprimer leur opinion et d’y voter. Chaque membre dispose d’une voix sur chaque question soumise au vote lors de ces assemblées. Les membres ont également le droit de participer à des activités et de bénéficier de certains privilèges et services, tels que déterminés par le Conseil d’administration.

SECTION 3.03 : EXCLUSION DES MEMBRES.

Sans préjudice des autres dispositions des présents statuts, l’adhésion à l’Association prend fin automatiquement lorsque :

1. le membre décède ou démissionne;
2. le membre ne parvient pas à maintenir les qualifications décrites à la section 3.01; ou
3. L’association est liquidée ou dissoute en vertu de la loi.

ARTICLE 3.04 : DÉMISSION.

Tout membre peut démissionner en déposant une lettre de démission écrite auprès du Conseil d’administration.

SECTION 3.05 : DISCIPLINE OU RÉSILIATION DE L’ADHÉSION.

Après un préavis écrit de quinze (15) jours adressé à un membre, le Conseil peut adopter une résolution autorisant des mesures disciplinaires ou la résiliation du contrat de membre pour :

1. enfreignant toute disposition des statuts; ou
2. tout comportement qui n’est pas conforme aux valeurs, à la mission, aux objectifs politiques et aux activités de l’Association.

L’avis doit indiquer les motifs de la mesure disciplinaire ou de la radiation. Le membre destinataire de l’avis a le droit de présenter au Conseil des observations écrites contestant la mesure disciplinaire ou la radiation au moins cinq (5) jours avant la fin du délai de quinze (15) jours. Le Conseil examinera les observations écrites du membre avant de prendre une décision finale concernant la mesure disciplinaire ou la radiation.

ARTICLE IV. COTISATIONS ANNUELLES

SECTION 4.01 : COTISATIONS ANNUELLES.

Le montant des cotisations annuelles sera déterminé périodiquement par le Conseil d’administration.

ARTICLE V. CONSEIL D’ADMINISTRATION

SECTION 5.01 : POUVOIRS.

L’Association sera régie par le Conseil d’administration, qui gérera ou supervisera la gestion des activités et des affaires de l’Association.

SECTION 5.02 : COMPOSITION ET QUALIFICATIONS.

Le Conseil d’administration sera composé d’au maximum quatre (4) administrateurs qui sont également dirigeants et d’au maximum cinq (5) administrateurs. Sans préjudice des autres qualifications adoptées ultérieurement par le Conseil d’administration, chaque administrateur devra :

1. être âgé d’au moins dix-huit (18) ans ;
2. être membre ;
3. n’ont pas été jugés, en vertu de la Loi de 1992 sur les décisions de substitution ou de la Loi sur la santé mentale, incapables de gérer des biens;
4. n’avoir pas été déclaré incapable par un tribunal au Canada ou ailleurs; et
5. ne pas avoir le statut de personne en faillite.

SECTION 5.03 : RÉUNION.

Le Conseil se réunit périodiquement selon le calendrier établi ou sur préavis, à la demande du Président ou, à défaut du Président, du Vice-Président, pour mener à bien les affaires de l’Association.

SECTION 5.04 : QUORUM.

La majorité des membres du Conseil d’administration doit être présente à toute réunion pour que les délibérations puissent se dérouler de manière valable et effective.

SECTION 5.05 : ENLÈVEMENT.

Les membres peuvent, par résolution adoptée à la majorité des suffrages exprimés, révoquer un administrateur avant l’expiration de son mandat. Le mandat d’administrateur prend fin automatiquement.

1. si le directeur cesse de posséder les qualifications décrites à la section 5.02;
2. au décès du directeur ;
3. à la démission du directeur (auquel cas la démission prend effet à la date de réception de la démission par l’Association ou à la date spécifiée dans la démission, la date la plus tardive étant retenue) ; ou
4. si le directeur ne participe pas à quatre (4) réunions consécutives.

SECTION 5.06 : POSTES VACANTS :

Les postes vacants peuvent être pourvus comme suit, et le directeur nommé pour pourvoir le poste vacant reste en fonction pour la durée restante du mandat non expiré de son prédécesseur :

1. Si la vacance survient à la suite de la révocation d’un administrateur par les membres, ces derniers peuvent combler la vacance par une résolution adoptée à la majorité des voix exprimées sur cette résolution ;
2. par la majorité du Conseil d’administration, pourvu que le quorum soit atteint, sur la recommandation d’au moins un administrateur ; ou
3. S’il n’y a pas de majorité d’administrateurs ou s’il n’y a pas eu d’échec dans l’élection du nombre ou du nombre minimal d’administrateurs, les administrateurs en fonction doivent, sans délai, convoquer une assemblée spéciale des membres pour pourvoir au poste vacant et, s’ils ne convoquent pas une telle assemblée ou s’il n’y a pas d’administrateurs en fonction, l’assemblée peut être convoquée par n’importe quel membre.

ARTICLE VI. ÉLECTION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

SECTION 6.01 : CANDIDATS.

Tout administrateur ou membre en fonction peut soumettre les noms de membres comme candidats à l’élection au conseil d’administration.

ARTICLE 6.02 : ÉLECTION.

Le Conseil d’administration est élu à la majorité des voix des membres présents et ayant droit de vote à l’assemblée générale annuelle.

SECTION 6.03 : NOUVEAU CONSEIL D’ADMINISTRATION ÉLU.

Le Conseil nouvellement élu se réunira immédiatement après l’assemblée générale annuelle pour nommer les dirigeants parmi ses membres et leur déléguer des responsabilités spécifiques telles que décrites à l’ARTICLE VII.

SECTION 6.04 : TERMINAL.

Les administrateurs sont élus pour un mandat d’un (1) an ou de deux (2) ans. La durée du mandat est déterminée avant l’élection et tient compte de l’échelonnement des mandats. Tout administrateur est rééligible à l’issue de son mandat initial.

ARTICLE VII. DEVOIRS DES DIRIGEANTS ET DES ADMINISTRATEURS

SECTION 7.01 : OFFICIERS.

Le Conseil d’administration peut, à son entière discrétion, nommer le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire, ainsi que toute autre personne occupant un poste qu’il jugera nécessaire de créer. Les personnes nommées à ces fonctions exercent les tâches qui leur sont confiées par le Conseil d’administration.

ARTICLE 7.01.1 : PRÉSIDENT

1. est le principal dirigeant de l’Association et son porte-parole officiel auprès du public, des organisations et des gouvernements ;
2. préside les réunions de l’Association et du Conseil d’administration ; et
3. assure le leadership et la coordination auprès des autres directeurs dans la réalisation de leurs activités.

ARTICLE 7.01.2 : VICE-PRÉSIDENT

1. assistera le Président à sa demande et représentera l’Association aux occasions appropriées ;
2. En cas d’absence ou d’empêchement du président, il remplit les fonctions et exerce les pouvoirs et les attributions du président de l’Association.

SECTION 7.01.3 TRÉSORIER

1. prépare un budget de fonctionnement annuel de l’Association pour approbation par le
   Conseil d’administration ;
2. détient la garde des fonds et des titres de l’Association ;
3. tient des registres complets et précis des dons, des frais et autres recettes et dépenses dans des archives appartenant à l’Association ;
4. dépose des fonds au nom et au crédit de l’Association et auprès des dépositaires désignés par le Conseil d’administration ;
5. enregistre tous les dons et les sommes d’argent reçues ;
6. alloue et décaisse les fonds conformément au budget approuvé ;
7. Elle présente trimestriellement au Conseil d’administration un compte rendu de la situation financière de l’Association et annuellement aux membres ; et
8. communique avec les organisations et les personnes nécessaires à la gestion financière de l’Association, tout en veillant à ce que des copies de cette correspondance et de ces documents soient fournies au Secrétaire.

ARTICLE 7.01.4 SECRÉTAIRE

1. prépare et publie les avis et les ordres du jour des réunions du conseil d’administration et des membres de l’Association ;
2. rédige et diffuse les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des membres ;
3. tient à jour les registres de présence aux réunions; et
4. conserve des archives comprenant des procès-verbaux, des déclarations, des rapports et de la correspondance.

ARTICLE 7.02 ADMINISTRATEURS.

Sans limiter leurs obligations en vertu de la Loi ou de celle-ci, les fonctions de chaque administrateur qui n’est pas un dirigeant seront prescrites de temps à autre par le Conseil.

SECTION 7.03 : COMITÉS.

Le Conseil peut constituer les comités qu’il juge nécessaires ou opportuns pour atteindre ses objectifs. Leurs membres sont nommés à la discrétion du Conseil ou selon les modalités qu’il détermine. Sauf décision contraire du Conseil, chaque comité a le pouvoir de fixer son quorum et de définir son règlement intérieur.

ARTICLE VIII. MODIFICATIONS DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

ARTICLE 8.01 : MODIFICATIONS.

Le Conseil d’administration peut, conformément à la Loi, modifier, abroger ou remplacer le présent règlement. Le règlement, la modification ou l’abrogation entre en vigueur à la date de la résolution du Conseil d’administration. Le Conseil d’administration soumet le règlement, la modification ou l’abrogation aux membres lors de leur prochaine assemblée, et les membres peuvent l’approuver, le rejeter ou le modifier par une résolution approuvée par au moins les deux tiers (2/3) des voix exprimées (une « résolution spéciale »). Si le règlement, la modification ou l’abrogation est approuvé ou approuvé avec modifications par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été approuvé. Nonobstant ce qui précède, les abrogations, modifications ou remplacements de règlements qui requièrent l’approbation des membres par une résolution spéciale en vertu de la Loi n’entreront en vigueur qu’après avoir été approuvés par une telle résolution.

ARTICLE IX. RÉUNIONS DES MEMBRES

SECTION 9.01 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE :

Le Conseil d’administration convoque l’assemblée générale annuelle des membres au plus tard cent quatre-vingts (180) jours après la clôture de l’exercice financier de l’Association. Les personnes résidant dans la Communauté (qui ne sont pas membres) peuvent assister à l’assemblée générale annuelle de l’Association, mais ne disposent pas du droit de vote et leur présence n’est pas prise en compte pour le quorum.

SECTION 9.02 : RÉUNIONS SPÉCIALES :

Des réunions spéciales des membres peuvent être convoquées par le président, par une majorité du conseil d’administration ou par au moins dix pour cent (10 %) des membres ayant droit de vote.

ARTICLE 9.03 : AVIS DE RÉUNIONS :

Un avis écrit ou imprimé de chaque réunion des membres, indiquant le lieu, la date et l’heure de la réunion, doit être envoyé par le secrétaire de l’association ou par la personne habilitée à convoquer la réunion. Cet avis doit être remis aux membres au moins quinze (15) jours avant la date choisie pour la réunion.

ARTICLE 9.04 : LIEU DES RÉUNIONS :

Les réunions des membres se tiendront à tout endroit (ou par voie électronique) que le Conseil pourra choisir de temps à autre.

ARTICLE 9.05 : QUORUM :

Au moins trente pour cent (30 %) des membres présents à toute réunion dûment convoquée constituent le quorum à cette réunion, à condition que cette majorité comprenne les deux tiers (2/3) des membres qui siègent au Conseil.

ARTICLE 9.06 : VOTE :

Toutes les questions seront décidées à la majorité des voix des membres présents aux réunions, sauf indication contraire expresse dans les présents statuts ou dans la loi.

ARTICLE X. QUESTIONS FINANCIÈRES

SECTION 10.01 : EXERCICE FINANCIER.

L’exercice financier de l’Association commence le 1er juillet et se termine le 30 juin.

SECTION 10.02 : BUDGET.

Le budget de fonctionnement annuel de l’Association est établi par le trésorier, puis présenté au conseil d’administration pour ratification avant le début de l’exercice financier.

SECTION 10.03 : RAPPORTS FINANCIERS.

Les rapports financiers annuels seront établis par le trésorier et présentés aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.

SECTION 10.04 : EXÉCUTION DES INSTRUMENTS.

Les contrats, virements électroniques, chèques, traites, ordres de paiement et tous les documents nécessitant une signature ou une approbation doivent être signés ou approuvés par deux (2) dirigeants ou toute autre personne désignée par résolution du Conseil d’administration, et selon les modalités qu’il détermine. Les contrats, documents et actes écrits ainsi signés engagent l’Association sans autre autorisation. Le Conseil d’administration est habilité, par résolution, à désigner un ou plusieurs dirigeants ou personnes pour signer, au nom de l’Association, des contrats, documents et actes écrits de manière générale ou pour signer des contrats, documents ou actes écrits spécifiques.

SECTION 10.05 : BANQUE.

Les opérations bancaires de l’Association seront effectuées auprès de la banque, de la société de fiducie ou de toute autre entreprise ou société exerçant des activités bancaires au Canada que le Conseil d’administration pourra désigner, nommer ou autoriser. Ces opérations, ou toute partie de celles-ci, seront effectuées par un ou plusieurs dirigeants de l’Association et/ou par toute autre personne que le Conseil d’administration pourra désigner, mandater ou autoriser par résolution.

ARTICLE XI. LIVRES ET ARCHIVES

SECTION 11.01 : DOSSIERS.

Le Conseil d’administration fait établir les procès-verbaux dans les registres prévus à cet effet, notamment :

1. toutes les nominations de dirigeants effectuées par le Conseil ;
2. noms des administrateurs présents à chaque réunion
3. toutes les résolutions et tous les procès-verbaux de l’assemblée générale annuelle, de toutes les assemblées spéciales et des réunions du conseil d’administration ; et
4. un registre de tous les membres.

ARTICLE XII. INDEMNISATION DES DIRIGEANTS ET ADMINISTRATEURS

ARTICLE 12.01 : INDEMNISATION.

L’Association indemnisera un administrateur ou un dirigeant de l’Association, un ancien administrateur ou dirigeant de l’Association ou toute personne agissant ou ayant agi à la demande de l’Association en qualité d’administrateur ou de dirigeant, ou à un titre similaire, d’une autre entité, de tous les frais, charges et dépenses, y compris un montant versé pour régler une action ou satisfaire un jugement, raisonnablement engagés par cette personne à l’égard de toute action ou procédure civile, pénale, administrative, d’enquête ou autre dans laquelle elle est impliquée en raison de son association avec l’Association ou cette autre entité.

ARTICLE 12.02 : AVANCE DES FRAIS.

L’Association avancera de l’argent à un administrateur, un dirigeant ou toute autre personne visée à l’article 12.01 pour couvrir les coûts, frais et dépenses d’une action ou d’une procédure visée à ce paragraphe, mais cette personne devra rembourser l’argent si elle ne remplit pas les conditions énoncées à l’article 12.03.

ARTICLE 12.03 : LIMITATION.

L’Association ne peut indemniser un particulier en vertu de l’article 12.01 que dans les cas suivants :

1. la personne a agi honnêtement et de bonne foi, dans le meilleur intérêt de l’Association ou de toute autre entité, selon le cas, dans le meilleur intérêt de l’autre entité pour laquelle la personne a agi à titre de directeur ou de dirigeant, ou à un titre similaire, à la demande de l’Association; et
2. Si l’affaire relève d’une procédure pénale ou administrative assortie d’une sanction pécuniaire, la personne concernée avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était légale.

ARTICLE 12.04 : ACTION DÉRIVÉE.

L’Association doit, avec l’approbation du tribunal, indemniser une personne visée à l’article 12.01, ou lui avancer des fonds en vertu de l’article 12.02, relativement à une action intentée par ou au nom de l’Association ou d’une autre entité pour obtenir un jugement en sa faveur, à laquelle cette personne est partie en raison de son association avec l’Association ou une autre entité telle que décrite à l’article 12.01, contre tous les frais, charges et dépenses raisonnablement engagés par cette personne dans le cadre de l’action, si cette personne remplit les conditions énoncées à l’article 12.03.

ARTICLE 12.05 : ASSURANCE.

L’Association souscrira et maintiendra une telle assurance au profit des personnes visées à l’article 12.01, telle que le Conseil pourra la déterminer de temps à autre.